Kunden-CRM

Warum du es brauchst

Stell dir den Gast vor, der jeden Freitagabend kommt, immer dieselbe Flasche bestellt und dir mal gesagt hat, dass er Zöliakie hat. Du weißt das — aber wenn an dem Abend jemand anders im Service ist, geht dieses Wissen verloren.

Das CRM ist das Gedächtnis deines Lokals, das nichts vergisst: ein Adressbuch, das sich bei jeder Reservierung, Veranstaltung oder Bestellung von selbst füllt und dir sagt, wer wiederkommt, wie viel er wert ist, was er bevorzugt und wem du schreiben darfst. Du findest es unter Gäste im linken Menü.

carteia.app

Die Zahlen, die du sofort siehst

Sobald du sie öffnest, geben dir vier Zahlen oben den Puls deiner Gäste:

• Gäste — wie viele Kontakte du hast (gefiltert nach dem aktiven Segment).
• Marketing-Opt-in — wie viele dir die Einwilligung für Mitteilungen gegeben haben. Nur diesen darfst du schreiben.
• No-Shows — wie oft jemand reserviert hat und nicht erschienen ist.
• Geschätzter Wert — wie viel die Gäste, die du gerade ansiehst, in Euro wert sind.

Das Adressbuch füllt sich von selbst

Du tippst nichts. Jedes Mal, wenn eine Reservierung, Veranstaltungsanfrage oder Speisekarten-Bestellung mit Konto eingeht, legt Carteia den Gast-Eintrag an (oder aktualisiert ihn). Anzahl der Reservierungen, No-Shows und Datum des letzten Besuchs aktualisieren sich von selbst.

In der Liste siehst du neben jedem Namen auf einen Blick das Label marketing, falls Einwilligung vorliegt, sowie seine Tags. Von dort rufst du an, schreibst oder öffnest seinen vollständigen Eintrag.

Was du von Anfang an hast — Bistro

Ab dem Bistro-Tarif hast du das vollständige Adressbuch im Lesemodus:

• Gastdaten (Name, E-Mail, Telefon).
• Historie der Reservierungen, privaten Veranstaltungen und eine Timeline von allem, was er getan hat.
• Anzahl der Besuche, No-Shows und geschätzter Wert, immer aktuell.
• Suche und Filter, um jeden in einer Sekunde zu finden.

Was du ab dem Insegna-Tarif freischaltest — Insegna

Ab dem Insegna-Tarif wird das CRM aktiv: Du schaust nicht nur, du arbeitest an den Gästen.

Einträge anlegen und bearbeiten

Du kannst einen Gast von Hand anlegen und vor allem jeden Eintrag anreichern mit:

• Freien Tags (z. B. vip, vegetarisch, Stammgast).
• Allergenen (z. B. Gluten, Laktose) — wertvoll bei der Reservierung.
• Ernährungsvorlieben (z. B. vegan, pescetarisch).
• Internen Notizen, nur für dein Team sichtbar (z. B. „bevorzugt den Tisch am Fenster“).

Bau deine Segmente

Ein Segment ist eine Gruppe von Gästen, die sich von selbst aktualisiert. Du legst die Regel fest, Carteia steckt rein, wer passt — immer aktuell. Die verfügbaren Regeln:

Segment	Wer landet darin
Neu innerhalb von N Tagen	In den letzten N Tagen registrierte Gäste
Wiederkehrend	Wer mindestens eine bestimmte Anzahl Reservierungen hat
Inaktiv seit N Tagen	Wer seit mehr als N Tagen nicht da war
No-Show	Wer mindestens einmal nicht erschienen ist
Marketing-Einwilligung	Wer dir die Einwilligung gegeben hat
Tag enthält	Wer einen bestimmten Tag hat (z. B. alle vip)

Ein konkretes Beispiel: Erstelle das Segment „Inaktiv seit 90 Tagen“ und schicke dieser Gruppe aus dem Marketing-Bereich ein Angebot, um sie zurückzuholen. Oder filtere die vip vor einer besonderen Veranstaltung und lade sie zuerst ein.

Lade das Adressbuch herunter

Mit einem Klick exportierst du alle Gäste in eine Tabellen-Datei mit E-Mail, Telefon, Anzahl Reservierungen, No-Shows, letztem Besuch, geschätztem Wert und Einwilligungsstatus. Praktisch für Backups oder deinen Steuerberater.

Bring eine vorhandene Liste herein — Ristorante Costo variabile

Schon eine Kontaktliste in einer Datei? Ab dem Ristorante-Tarif lädst du sie in Carteia. Der Import kostet 1 Credit je 100 importierte Kontakte.

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   Bereite eine Datei mit einer Spalte email (Pflicht) und optional phone, first_name, last_name, tags vor.

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   Lade sie hoch: Carteia bereinigt die E-Mails, führt Dubletten zusammen und sagt dir, wie viele Zeilen es gefunden hat.

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   Du bestätigst, und die Kontakte landen im Adressbuch. Zeilen ohne gültige E-Mail werden übersprungen (das wird dir angezeigt).

Praktische Grenzen: bis zu 50.000 Zeilen und 5 MB je Datei. Mehr Kontakte? Teile die Datei in mehrere Uploads.

Einwilligung und Datenschutz, einfach erklärt

Per Gesetz (DSGVO) brauchst du für Werbe-Mitteilungen die ausdrückliche Einwilligung des Gastes. Carteia hilft dir, regelkonform zu bleiben, ohne dass du daran denken musst:

• Wenn du einen Gast von Hand anlegst, gibt es ein Kästchen, um zu erklären, dass die Einwilligung bereits eingeholt wurde (mündlich oder auf Papier). Sie wird mit Datum und Richtlinien-Version protokolliert.
• Hat ein Gast die Einwilligung früher widerrufen, lässt das System keine erneute Aktivierung von Hand zu. Zum erneuten Eintragen muss er per Klick auf einen Link in einer E-Mail bestätigen: das ist das Double-Opt-in. Den Button Double-Opt-in senden findest du in seinem Eintrag.
• Beim Versuch, eine Kampagne zu senden, schließt Carteia von selbst alle ohne Einwilligung aus. Du riskierst nicht, jemandem zu schreiben, der es nicht will.

Kurz: Du machst deine Arbeit, das System führt das Register und stoppt dich, bevor du einen teuren Fehler machst.

Nächste Schritte

• Marketing und Kampagnen — nutze Segmente, um die richtigen Gäste zu erreichen
• Treueprogramm — belohne, wer wiederkommt
• Reservierungen — daraus entstehen die Gast-Einträge