Advanced Booking: freie Zeiten in Echtzeit und keine Doppelbuchungen

Warum es sich lohnt

Doppelschicht, großer Saal plus Terrasse, ausgebuchtes Wochenende. Von Hand ist es ein Kampf: Du riskierst, denselben Tisch zweimal zu vergeben, eine 10er-Gruppe anzunehmen, obwohl du nur 4er-Tische hast, oder nicht zu wissen, wie viele Reservierungen du heute Abend wirklich hast.

Advanced Booking löst all das. Der Gast sieht nur die wirklich freien Zeiten, Doppelbuchungen blockieren sich von selbst, und wenn du eine Reservierung öffnest, sagt dir Carteia schon, welchen Tisch du ihr geben sollst. Der Saal verwaltet sich fast von selbst, und du hast endlich die Zahlen im Griff.

Es ist ab Ristorante enthalten und umfasst alles, was die einfachen Tischanfragen leisten.

Was es gegenüber den einfachen Anfragen hinzufügt

Aspekt	Einfache Anfragen (alle Tarife)	Advanced Booking (ab Ristorante)
Was der Gast sieht	Feste Uhrzeiten	Nur die wirklich freien Zeiten
Räume	Alle in derselben Liste	Saal, Terrasse, Séparée einzeln verwaltet
Kapazität	Nicht kontrolliert	Pro Schicht und Raum kontrolliert
Doppelbuchungen	Du verwaltest sie von Hand	Automatisch blockiert
Reservierungen von Hand hinzufügen	Ja	Ja, mit Echtzeit-Kapazitätskontrolle
Tischvorschlag	Nein	Ja, mit einem Tipp
Raumplan (Tisch-Manager)	Nein	Ja
Dedizierte Statistiken	Nein	Ja (Reservierungs-Intelligenz)
Buchungsmodul auf deiner Website	Nein	Ja, mit Add-on für 9 €/Monat

Zuerst: Räume und Kapazität einrichten

Damit Advanced Booking weiß, was es anbieten soll, musst du ihm sagen, was buchbar ist und in welchem Umfang. Das geht unter Dashboard → Räume und Tische.

carteia.app

Kurz gesagt (der vollständige Leitfaden ist Räume und Tische):

• Buchbare Bereiche: eine Zeile pro Bereich (Hauptsaal, Sommerterrasse, Séparée), mit Typ und maximalen Gedecken.
• Kapazität pro Schicht: Für jeden Tag definierst du ein oder mehrere Fenster (zum Beispiel 19:00–22:00, max. 35 Gedecke). Carteia prüft, dass das Fenster die realen Plätze nicht überschreitet und in die Öffnungszeiten passt.

Gastseite: nur die freien Zeiten

Auf der öffentlichen Karte aktualisiert sich das Formular in Echtzeit:

• Wählt der Gast Tag und Gedecke, sieht er ein Raster von Uhrzeiten mit nur den freien.
• Ist der Tag geschlossen oder die Uhrzeit außerhalb der Öffnung, sagt es das sofort, ohne unmögliche Anfragen zu erzeugen.
• Für jeden Raum berechnet das System die verbleibenden Plätze in diesem Fenster: kein Overbooking.

Keine Anfrage kommt „ausstehend“ herein, wenn es wirklich keinen Platz gibt. Du erhältst nur Reservierungen, die du einhalten kannst.

Eine Reservierung von Hand hinzufügen

Für Anrufe und Walk-ins fügst du die Reservierung selbst über die Schaltfläche Neue Reservierung hinzu:

carteia.app

Das Formular wendet dieselben Kontrollen wie die öffentliche Buchung an (Öffnungszeiten, Kapazität pro Fenster, verbleibende Plätze im Raum) und akzeptiert: Gastdaten, Tag und Uhrzeit, Gedecke und Raum, Anlass, Allergien für die Küche, interne Notizen (nur für dich sichtbar) und den Anfangsstatus, meist „Bestätigt“, da der Anruf als Bestätigung gilt.

Das Löschen einer Reservierung ist Reservierungsverwaltern vorbehalten (Rolle Manager oder höher) und hinterlässt stets eine Spur im Aktivitätsprotokoll.

Der automatische Tischvorschlag

Es ist Freitagabend, fünf Tischanfragen kommen hintereinander. Statt von Hand zu überlegen, wen wohin, überlässt du es Carteia.

Öffne eine Reservierung und drücke Tische vorschlagen: In einem Augenblick schaut Carteia, wer in diesem Zeitfenster bereits sitzt, und schlägt die beste Kombination vor — ein einzelner Tisch, wenn er reicht, oder zwei, drei Tische zum Zusammenstellen für große Gruppen — und wählt die, die am wenigsten Plätze verschwendet. Gibt es Alternativen in anderen Räumen, zeigt es sie darunter. Du prüfst und bestätigst mit einem Tipp: Die Reservierung bleibt an diese Tische gekoppelt.

Findet Carteia keinen Platz, sagt es das klar mit dem Grund (fehlende Kapazität, Räume nicht eingerichtet, kein freier Tisch). Um den Saal zu zeichnen und Reservierungen von Hand auf die Tische zu ziehen, gibt es den Tisch-Manager.

Die Statistiken: Reservierungs-Intelligenz

Ab Ristorante zeigt dir der Bereich Reservierungs-Intelligenz unter Insights in Echtzeit, wie der Saal läuft.

carteia.app

Was du misst:

• Reservierungen gesamt im Zeitraum.
• Bestätigungsrate (wie viele du vom Gesamten annimmst): zeigt, wie schnell du antwortest.
• No-Show-Rate (wie viele nicht erscheinen): um das Gewicht der Ausfälle zu verstehen.
• Durchschnittliche Gedecke pro Reservierung.
• Durchschnittliche Vorlaufzeit: mit wie vielen Tagen die Gäste im Voraus buchen.
• Herkunft: wie viele über die öffentliche Karte, wie viele von Hand, wie viele importiert.
• Auslastung pro Schicht und Tag: der Füllgrad gegenüber den konfigurierten Plätzen.

Wofür sie in der Praxis dienen:

• Ist die durchschnittliche Vorlaufzeit gering, kannst du den geforderten Mindestvorlauf senken.
• Ist eine Schicht immer leer, ist es Zeit für eine gezielte Aktion.
• Sinkt die No-Show-Rate Monat für Monat, funktioniert die Erinnerung am Vortag.

Bring die Reservierung auch auf deine Website

Du hast schon deine Website? Mit dem Add-on Buchungs-Widget für Website (9 €/Monat, ab Ristorante aktivierbar) fügst du ihr die Tisch- und Event-Buchungskarte von Carteia hinzu.

So funktioniert es:

• Du erzeugst einen Code zum Einfügen in deine Seite (oder nutzt das dedizierte WordPress-Plugin).
• Du entscheidest, auf welchen Seiten er erscheinen darf (die Liste der erlaubten Adressen), das Thema (hell, dunkel oder automatisch) und welche Karte zuerst gezeigt wird (Reservierung oder Events).
• Die Buchungen von deiner Seite landen in derselben Liste wie alle anderen, in Carteia.

Du verwaltest es unter Dashboard → Integrationen → Buchungs-Widget für Website. Hast du das Add-on noch nicht aktiviert, findest du dort die Live-Vorschau und die Schaltfläche zum Aktivieren.

Verwandte Funktionen

• Reservierungen — Übersicht — die zwei Stufen im Vergleich und die Liste im Detail.
• Einfache Tischanfragen — die Basisstufe, in allen Tarifen.
• Räume und Tische — Einrichtung von Räumen, Kapazität und Zeitfenstern.
• Tisch-Manager — der Raumplan mit automatischer Zuordnung.
• Kunden-CRM — der Gästewert, gespeist von No-Shows.
• Veranstaltungen — für strukturierte Gruppenanfragen.