Einfache Tischanfragen: leichte Reservierungen, Bestätigung mit einem Tipp

Warum es sich lohnt

Wie viele Reservierungen verlierst du, weil während des Service niemand ans Telefon geht? Mit den einfachen Tischanfragen bucht der Gast selbst über deine digitale Karte, zu jeder Uhrzeit, auch bei geschlossenem Lokal. Du findest alles geordnet in einer Liste und bestätigst, wenn du eine Minute hast.

Es ist die einfachste Art anzufangen und in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen Assaggio. Auf der Saalseite nichts einzurichten: Du aktivierst das Modul, wählst zwei Einstellungen und bist startklar.

Was es aktiviert und was nicht

Aktiviert	Aktiviert nicht
Die Schaltfläche „Tisch reservieren“ auf der öffentlichen Karte	Die Echtzeit-freien Zeiten für den Gast (das ist Advanced Booking)
Das Anfrageformular mit Gedecken, Tag, Uhrzeit, Kontakten	Die automatische Doppelbuchungssperre bei vollem Saal
Die automatischen E-Mails an den Gast bei jedem Schritt	Den Raumplan mit Tischzuordnung
Die Benachrichtigung im Dashboard + E-Mail an dich	Die dedizierten Statistiken (No-Show, Auslastung, Vorlaufzeit)
Status und Ablauf: ausstehend, bestätigt, abgelehnt, abgeschlossen, No-Show, archiviert	—

Wie der Gast reserviert, in vier Schritten

Auf deiner öffentlichen Karte (die Adresse carteia.app/r/<lokal-name>) findet der Gast ein Panel, das ihn Schritt für Schritt führt, mit einer Fortschrittsleiste. Die Karte behält stets dieselbe Höhe, damit sie beim Ausfüllen nicht „springt“.

carteia.app

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   Wann. Der Gast wählt den Tag (bis zu sieben Tage im Voraus), die Gedeckzahl, den Service (Mittag oder Abend) und die Uhrzeit. Bei einfachen Anfragen sind die Uhrzeiten fest; mit Advanced Booking sähe er hier nur die wirklich verfügbaren Zeiten.

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   Raum. Hast du mehrere Bereiche angegeben (Tisch, Terrasse, Séparée), wählt der Gast den bevorzugten aus einem Raster von Karten mit Symbol und Kapazität. Ohne getrennte Bereiche wird dieser Schritt übersprungen.

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   Kontakte. Vor- und Nachname, Telefon mit Vorwahl-Auswahl aus 30 Ländern (italienische Vorwahl automatisch bei italienischer Karte), Pflicht-E-Mail, optionaler Anlass (Geburtstag, Jubiläum, Geschäftsessen), Allergien und Notizen optional. Die E-Mail dient dem Bestätigungslink im nächsten Schritt.

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   Bestätigung. Zusammenfassung der Reservierung, verpflichtende Zustimmung zum Datenschutz und bis zu drei optionale Einwilligungen: Newsletter der Plattform Carteia, Marketing deines Lokals (nur sichtbar mit Marketing-Automation, ab Insegna) und „Mein Carteia-Konto erstellen“ zur Verwaltung künftiger Reservierungen.

Nach dem Absenden sieht der Gast „Überprüfe deine E-Mail“ und erhält sofort eine E-Mail mit einem 24 Stunden gültigen Link, in der gerade genutzten Sprache. Die Reservierung erscheint zeitgleich im Dashboard als Ausstehend: Du kannst sie auch vor der Verifizierung bearbeiten.

Die E-Mail-Verifizierung

Wenn der Gast auf den Link in der E-Mail klickt:

• wird die Reservierung als verifiziert markiert;
• hatte er „Mein Konto erstellen“ angehakt, erstellt Carteia das Konto, füllt sein Profil und verknüpft alle mit dieser E-Mail getätigten Reservierungen; danach erhält er einen zweiten Link zum Anmelden;
• es erscheint eine Seite mit dem Ergebnis (E-Mail bestätigt, oder eine Meldung, wenn der Link bereits genutzt wurde, abgelaufen ist oder zu keiner Reservierung passt).

Die Einwilligungen, rechtssicher erfasst

Für jede Reservierung speichert Carteia die Einwilligungen mit Datum, Uhrzeit und weiteren technischen Angaben. Sie sind die Rechtsgrundlage für jede künftige Kommunikation:

Einwilligung	Wann sie erfragt wird	In welchen Tarifen sie erscheint
Datenschutz	Immer Pflicht	Alle
Marketing Plattform Carteia	Optional	Alle
Marketing deines Lokals	Optional	Nur ab Insegna
Erstellung Carteia-Konto	Optional	Alle

Hakt der Gast das Marketing deines Lokals nicht an, landet seine E-Mail nicht bei den Kontakten, die du aus dem Bereich Marketing erreichen kannst. Die Einwilligungen siehst du im Kunden-CRM.

Die Ersteinrichtung

Zwei Einstellungen und du bist bereit. Du findest sie unter Dashboard → Reservierungen → Reservierungseinstellungen.

carteia.app

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   Öffne Dashboard → Reservierungen und klicke auf Reservierungseinstellungen.

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   Aktiviere den Schalter, um Anfragen über die öffentliche Karte zuzulassen. Sofort erscheint auf der Karte die Schaltfläche „Tisch reservieren“.

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   Stelle den Mindestvorlauf (in Stunden) ein: wie viel Zeit mindestens zwischen Anfrage und reservierter Uhrzeit liegen muss. Typisch: 1 Stunde für eine Pizzeria, 6 Stunden für ein gehobenes Restaurant.

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   Stelle die maximalen Tage im Voraus ein: bis wann der Gast reservieren kann (1 bis 365 Tage). Typisch: 30 Tage.

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   Wenn du mehrere Räume hast, kannst du die Option aktivieren, die den Gast zur Raumwahl verpflichtet.

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   Speichern.

Wie eine Anfrage verläuft, Status für Status

Jede Anfrage durchläuft diese Status. Beim Wechsel zu bestätigt, abgelehnt oder storniert geht automatisch die passende E-Mail an den Gast.

Status	Was es bedeutet	Was du meist tust
Ausstehend	Gerade eingegangen, noch zu bearbeiten	Du prüfst und entscheidest über die Bestätigung
Bestätigt	Tisch reserviert; der Gast erhält die Kalender-Einladung	Nichts, bis zum Service
Abgelehnt	Kein Platz; der Gast erhält eine höfliche E-Mail	Bei Bedarf schlägst du eine andere Uhrzeit vor
Storniert	Vom Gast oder von dir annulliert	Der Platz wird wieder frei
Abgeschlossen	Gast gekommen	Verbessert den Gästewert im CRM
No-Show	Gast nicht erschienen	Senkt den Gästewert im CRM
Archiviert	Aus der aktiven Liste genommen, ohne sie zu schließen	Nützlich für alte Anfragen

carteia.app

Für alle Details zu Liste, Filtern, Sammelaktionen, Tastenkürzeln und Reservierungsdetail siehe die Übersicht Reservierungen.

Die automatischen E-Mails an den Gast

Ohne irgendeine Einstellung schreibt Carteia dem Gast in der Sprache, die er auf der Karte gewählt hatte:

• E-Mail-Verifizierung mit 24 Stunden gültigem Link, direkt nach der Anfrage.
• Bestätigung mit der Kalender-Einladung (Google, Apple, Outlook), wenn du annimmst.
• Erinnerung am Vortag des Besuchs.
• Dank nach dem Besuch, mit Einladung zu einer Google-Bewertung.
• Kontozugang mit Link, wenn der Gast eines erstellen wollte.

Was es nicht abdeckt (und wann du aufsteigst)

Um bei den Grenzen klar zu sein:

• Keine automatische Doppelbuchungssperre. Mehrere Anfragen zur gleichen Zeit kommen alle „Ausstehend“: Du entscheidest.
• Keine getrennten Räume in der Verwaltung: Die Anfragen landen alle in derselben Liste.
• Keine dem Gast gezeigten freien Zeiten. Er sieht ein allgemeines Formular und weiß nicht, was wirklich frei ist.
• Keine dedizierten Statistiken (No-Show, Auslastung pro Schicht, Vorlaufzeit).

No-Show und CRM

Eine Reservierung als No-Show zu markieren speist zwei Dinge:

• Den Gästewert im CRM: Wer oft Reservierungen platzen lässt, wird filterbar, sodass du keine Zeit mit Unzuverlässigen verlierst.
• Die No-Show-Rate des Lokals, sichtbar unter Insights → Reservierungs-Intelligence ab Ristorante.

Verwandte Funktionen

• Reservierungen — Übersicht — die zwei Stufen im Vergleich und die Liste im Detail.
• Advanced Booking — die höhere Stufe, mit freien Zeiten und Statistik.
• Räume und Tische — Einrichtung der Räume (für Advanced Booking nötig).
• Kunden-CRM — der Gästewert.