Gestione della sala: piantina, Servizio LIVE e gestione dei walk-in
La stessa pagina ha due anime. La Pianta è dove disegni la sala e assegni le prenotazioni ai tavoli. Il Servizio LIVE è dove vivi il servizio: vedi a colpo d'occhio i tavoli liberi, occupati, al conto o in pulizia, gestisci la coda di chi aspetta fuori e siedi i clienti con un tocco. Tutto si aggiorna in tempo reale fra tutti i device della brigata. Disponibile da Ristorante in poi.
Perché ti conviene
C'è un momento, ogni sera, in cui la sala diventa un piccolo caos: un tavolo ha chiesto il conto dieci minuti fa, un altro è ancora da sparecchiare, due persone aspettano in piedi all'ingresso e tu non ricordi se il sei in fondo si è liberato. Tutto questo, di solito, vive nella testa del maître e su un foglio scarabocchiato.
La gestione sala di Carteia porta quel foglio dentro lo schermo, e lo tiene aggiornato da solo. La stessa pagina fa due cose:
- Pianta — la mappa dei tavoli del tuo locale. Qui la disegni una volta e assegni le prenotazioni del giorno.
- Servizio LIVE — la sala come è adesso: chi è seduto, chi sta per pagare, quale tavolo è libero, chi aspetta fuori. Si aggiorna in tempo reale su ogni telefono, tablet e schermo della brigata.
Disponibile da Ristorante in poi, è il passo naturale dopo aver attivato le prenotazioni: le prenotazioni confermate compaiono già qui, pronte da assegnare e da far sedere.
Due modi di lavorare
In alto a destra c'è un interruttore: Pianta e Servizio LIVE. È lo stesso tavolo, due punti di vista diversi.
- Pianta
- La modalità di preparazione. Disegni la disposizione, unisci i tavoli per i gruppi grandi, trascini le prenotazioni del giorno sui tavoli o lasci che lo faccia l'ottimizzatore. È il lavoro che fai prima del servizio, con calma.
- Servizio LIVE
- La modalità di servizio. Niente più trascina-e-modifica: qui i tavoli si colorano da soli in base a cosa succede in sala, e con un tocco fai sedere un cliente, chiedi il conto o liberi un tavolo. È quello che guarda la brigata mentre lavora.
L'interruttore conserva la sala e la data che stai guardando, quindi passi dall'una all'altra senza perdere il filo.
La pianta della sala
La prima volta che apri la gestione sala su una stanza, un breve onboarding in cinque passi crea la disposizione iniziale dei tavoli a partire dalla capienza che hai dichiarato in Sale e tavoli: scegli la sala, aggiungi gruppi di tavoli (per esempio 8 tavoli tondi da 4), dai loro un codice, accetti il layout automatico e confermi. Da lì in poi lavori direttamente sulla mappa.
Nell'editor ogni tavolo è un oggetto che puoi spostare, ruotare di 15°, ridimensionare e bloccare perché non si muova per errore. Quando arriva il gruppo da dieci e i tuoi tavoli sono da quattro, ne selezioni due o tre vicini e li unisci: l'editor li tratta come un unico spazio, sia quando assegni le prenotazioni sia quando stampi il PDF. Puoi aggiungere decorazioni (bancone, colonne, ingresso) e perfino caricare una foto della planimetria come sfondo, per rendere la mappa riconoscibile a colpo d'occhio.
Assegnare le prenotazioni
Sopra la mappa scegli la data; a destra compaiono le prenotazioni del giorno in arrivo. Hai due strade:
- A mano — trascini la card della prenotazione sul tavolo che vuoi. Se i posti non bastano, l'editor te lo segnala e ti chiede conferma.
- In automatico — l'ottimizzatore prende tutte le prenotazioni del turno e propone una distribuzione che riempie più tavoli possibile, rispettando quelle che hai bloccato a mano. Tu accetti, modifichi o scarti.
A fine giornata puoi stampare un PDF A4 orizzontale con la piantina e la lista dei coperti, da appendere in cucina o consegnare ai camerieri. Se hai più sale, entrano tutte in un unico file.
Servizio LIVE: la sala in tempo reale
Premi Servizio LIVE e la pagina cambia mestiere. I tavoli non sono più oggetti da spostare: sono lo specchio di quello che succede in sala, adesso.
Lo stato dei tavoli a colpo d'occhio
Ogni tavolo ha un colore, e il colore racconta una storia:
- Libero (verde)
- Pronto per il prossimo cliente.
- In arrivo (giallo)
- Ha una prenotazione che sta per arrivare (entro mezz'ora). Un promemoria gentile per tenerlo pronto.
- Occupato (rosso)
- C'è gente seduta. Il servizio è in corso.
- Conto (viola)
- Hanno chiesto il conto. Sai dove devi portare il POS.
- Pulizia (grigio)
- Se ne sono andati, va sparecchiato prima di riusarlo.
Il bello è che tutto questo è condiviso e in tempo reale: se un cameriere libera un tavolo dal suo telefono, lo schermo in cassa lo vede diventare verde nel giro di un secondo, senza ricaricare nulla. Niente più "il tre si è liberato?" gridato attraverso la sala.
Far sedere un cliente
Tocca un tavolo libero e si apre un pannello con tutto quello che puoi fare. Sedere qualcuno è la cosa più frequente, e hai tre modi:
Siedi walk-in. Per chi arriva senza prenotazione: imposti i coperti e siedi. È il caso più comune nel servizio veloce.
Siedi da prenotazione. Scegli un nome dalle prenotazioni di oggi non ancora arrivate. Il tavolo si lega alla prenotazione, che risulta così "seduta".
Siedi dalla coda. Prendi il prossimo nome dalla lista d'attesa di chi sta aspettando fuori. L'attesa finisce, il cliente si accomoda.
C'è anche una scorciatoia che piace ai maître: dal pannello Prossimi arrivi a destra puoi trascinare la prenotazione direttamente sul tavolo libero. Funziona col mouse sul computer e col dito sul tablet di sala.
Gestire un tavolo occupato
Tocca un tavolo occupato e il pannello ti offre le azioni del momento:
- Richiedi il conto — il tavolo diventa viola. Tutti vedono che quel tavolo sta per pagare.
- Pulizia — il tavolo diventa grigio: è libero ma va ancora sparecchiato.
- Libera — il tavolo torna verde, pronto per il prossimo. Se era legato a una prenotazione, puoi segnarla come completata.
La coda di chi aspetta fuori
Nelle sere di pienone la lista d'attesa è una delle cose più difficili da gestire a memoria. Nel Servizio LIVE la coda walk-in è una colonna sempre sotto gli occhi: aggiungi un nome con i suoi coperti, vedi da quanto tempo aspetta, e quando si libera un tavolo lo siedi in un tocco.
Per ogni persona in coda puoi:
- Notifica — segni che l'hai chiamato (per esempio gli hai mandato un cenno o telefonato). Resta scritto, così nessuno lo richiama due volte.
- No-show — chi non si è presentato esce dalla coda senza confusione.
- Annulla — toglie il nome se cambia idea.
Quando la cucina alza un tavolo da sola
Se usi anche gli Ordini e QR tavoli, le due cose si parlano: quando un cliente invia la prima comanda dal QR del tavolo, quel tavolo diventa occupato da solo nel Servizio LIVE, anche se nessuno l'ha seduto a mano. E quando il conto viene pagato, il tavolo passa a "conto". Meno passaggi manuali, meno cose da ricordare.
Il cliente, dal suo telefono
La sala live nasce anche dalle prenotazioni che arrivano dai clienti. Dalla pagina pubblica del tuo locale, chiunque può prenotare un tavolo dal telefono in pochi tocchi: sceglie il giorno, i coperti e l'orario tra le disponibilità reali. La prenotazione confermata compare automaticamente nella tua sala, pronta da assegnare e da far sedere.
Chi può fare cosa
La gestione sala distingue due responsabilità, di proposito:
- Vivere il servizio (sedere clienti, gestire la coda, cambiare lo stato dei tavoli) è aperto a tutto lo staff, dal ruolo collaboratore base in su. È il lavoro quotidiano della brigata.
- Disegnare la piantina (aggiungere, spostare, unire o archiviare tavoli) resta riservato ai ruoli che possono modificare il menu (editor in su). Così un cameriere non sposta per sbaglio la sala durante il servizio.
Limiti per piano
| Funzione | Assaggio | Osteria | Bistro | Ristorante | Insegna | Insegna Plus |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Piantina della sala (editor) | No | No | No | Sì | Sì | Sì |
| Assegnazione prenotazioni + ottimizzatore | No | No | No | Sì | Sì | Sì |
| Esportazione PDF di servizio | No | No | No | Sì | Sì | Sì |
| Servizio LIVE: stato tavoli in tempo reale | No | No | No | Sì | Sì | Sì |
| Coda walk-in | No | No | No | Sì | Sì | Sì |
| Totale del conto sul tavolo | No | No | No | Add-on | Add-on | Add-on |
| Vista aggregata fra le sedi del gruppo | No | No | No | No | Sì | Sì |
Cosa NON fa
- Non è una cassa. Non emette scontrini né gestisce i pagamenti: ti dice lo stato della sala, non sostituisce il registratore di cassa.
- Non manda SMS ai clienti in coda. La notifica è un promemoria per te, non un messaggio automatico al cliente.
- Non serve a "fare design". L'editor è funzionale: serve a riconoscere la sala, non a produrre rendering fotorealistici.
Funzioni collegate
- Sale e tavoli — sale, capienza e fasce orarie (il prerequisito).
- Prenotazioni e Advanced Booking — da dove arrivano le prenotazioni che siedi in sala.
- Ordini e QR tavoli — le comande dal tavolo che alimentano il totale del conto e accendono i tavoli da sole.
- Piani e crediti — cosa include ciascun piano.
Domande frequenti
- Che differenza c'è tra Pianta e Servizio LIVE?
- La Pianta serve a preparare: disegni i tavoli e decidi dove far sedere le prenotazioni del giorno. Il Servizio LIVE serve durante il servizio: mostra lo stato reale di ogni tavolo (libero, occupato, al conto, in pulizia) e ti fa gestire i walk-in. Passi dall'una all'altro con l'interruttore in alto a destra.
- Il Servizio LIVE costa un add-on a parte?
- No. È incluso nel piano Ristorante (e superiori), come tutta la gestione sala. L'unica cosa che dipende da un add-on è il totale del conto sul tavolo: compare solo se sul locale è attivo il modulo Ordini e QR tavoli.
- Lo stato dei tavoli si aggiorna su tutti i dispositivi?
- Sì. Se un cameriere libera un tavolo dal suo telefono, lo schermo in cassa e il tablet del maître lo vedono cambiare nel giro di un secondo, senza ricaricare la pagina.
- Chi può usare il Servizio LIVE?
- Tutto lo staff (dal ruolo collaboratore base in su) può sedere clienti, gestire la coda e cambiare lo stato dei tavoli. Disegnare la piantina, invece, resta riservato ai ruoli che possono modificare il menu (editor in su).
- Cosa succede alle prenotazioni quando siedo un cliente?
- Quando fai sedere un party che arriva da una prenotazione, il tavolo diventa occupato e la prenotazione risulta 'seduta'. Se poi liberi il tavolo puoi, con una spunta, segnare la prenotazione come completata.
Cronologia versioni
v2.0.02026-06-03— Aggiunto il Servizio LIVE: stato tavoli in tempo reale (libero/in arrivo/occupato/conto/pulizia), coda walk-in, action sheet per sedere e gestire i tavoli, drag della prenotazione sul tavolo, collegamento con gli ordini. Tutti gli screenshot rigenerati dalla dashboard reale (frame browser + iPhone). Ruoli chiariti: servizio per lo staff, layout per editor in su.v1.1.02026-05-29— Aggiunto il rimando al suggerimento tavoli dal dettaglio prenotazione (Advanced Booking), tabella piani estesa ai 6 piani.v1.0.02026-05-25— Prima pubblicazione: onboarding wizard, editor canvas, ottimizzatore assegnazioni, esportazione PDF multi-sala.