Advanced Booking : horaires libres en temps réel et zéro double-booking

Pourquoi c'est utile

Double service, grande salle plus terrasse, week-end complet. À la main, c'est un combat : vous risquez de donner deux fois la même table, d'accepter un groupe de 10 alors que vous n'avez que des tables de 4, de ne pas savoir combien de réservations vous avez vraiment pour ce soir.

L'Advanced Booking règle tout cela. Le client ne voit que les horaires réellement libres, les doublons se bloquent tout seuls, et quand vous ouvrez une réservation, Carteia vous indique déjà quelle table lui donner. La salle se gère presque toute seule, et vous avez enfin les chiffres en main.

C'est inclus à partir de Ristorante, et il contient tout ce que font les demandes de table simples.

Ce qu'il ajoute par rapport aux demandes simples

Aspect	Demandes simples (tous les forfaits)	Advanced Booking (à partir de Ristorante)
Ce que voit le client	Horaires fixes	Seulement les horaires réellement libres
Salles	Toutes dans la même liste	Salle, terrasse, espace privé gérés un par un
Capacité	Non contrôlée	Contrôlée par service et par salle
Double-bookings	Vous les gérez à la main	Bloqués automatiquement
Ajouter des réservations à la main	Oui	Oui, avec contrôle de capacité en temps réel
Suggestion de table	Non	Oui, d'un geste
Plan de salle (Table Manager)	Non	Oui
Statistiques dédiées	Non	Oui (Intelligence réservations)
Module de réservation sur votre site	Non	Oui, avec add-on à 9 €/mois

Première chose : configurer Salles et capacité

Pour que l'Advanced Booking sache quoi proposer, vous devez lui dire ce qui est réservable et dans quelle mesure. Cela se fait dans Tableau de bord → Salles et tables.

carteia.app

En bref (le guide complet est Salles et tables) :

• Espaces réservables : une ligne par espace (Salle principale, Terrasse d'été, Espace privé), avec type et couverts maximum.
• Capacité par service : pour chaque jour, vous définissez un ou plusieurs créneaux (par exemple 19:00–22:00, max 35 couverts). Carteia vérifie que le créneau ne dépasse pas les places réelles et qu'il rentre dans les horaires d'ouverture.

Côté client : seulement les horaires libres

Sur le menu public, le formulaire se met à jour en temps réel :

• Quand le client choisit jour et couverts, il voit une grille d'horaires avec uniquement ceux qui sont libres.
• Si le jour est fermé ou l'heure hors ouverture, il le sait tout de suite, sans créer de demandes impossibles.
• Pour chaque salle, le système calcule les places restantes sur ce créneau : pas de surréservation.

Aucune demande n'arrive « en attente » s'il n'y a pas vraiment de place. Vous ne recevez que des réservations que vous pouvez honorer.

Ajouter une réservation à la main

Pour les appels et les walk-in, vous ajoutez vous-même la réservation depuis le bouton Nouvelle réservation :

carteia.app

Le formulaire applique les mêmes contrôles que la réservation publique (horaires d'ouverture, capacité par créneau, places restantes dans la salle) et accepte : données client, jour et heure, couverts et salle, occasion, allergies pour la cuisine, notes internes (visibles seulement par vous) et l'état initial, en général « Confirmée » car l'appel vaut confirmation.

La suppression d'une réservation est réservée à ceux qui gèrent les réservations (rôle manager ou supérieur) et laisse toujours une trace dans le journal d'activité.

La suggestion automatique des tables

C'est vendredi soir, cinq demandes de table arrivent l'une après l'autre. Au lieu de réfléchir à la main à qui mettre où, vous laissez faire Carteia.

Ouvrez une réservation et appuyez sur Suggérer des tables : en un instant, Carteia regarde qui est déjà placé sur ce créneau et propose la meilleure combinaison — une table seule si elle suffit, ou deux ou trois tables à réunir pour les grands groupes — en choisissant celle qui gaspille le moins de places. S'il y a des alternatives dans d'autres salles, il les montre en dessous. Vous vérifiez et acceptez d'un geste : la réservation reste rattachée à ces tables.

Si Carteia ne trouve pas de place, il vous le dit clairement avec la raison (capacité manquante, salles non configurées, aucune table libre). Pour dessiner la salle et glisser les réservations sur les tables à la main, il y a le Table Manager.

Les statistiques : Intelligence réservations

À partir de Ristorante, la section Intelligence réservations dans Insights vous montre en temps réel comment va la salle.

carteia.app

Ce que vous mesurez :

• Réservations totales sur la période.
• Taux de confirmation (combien vous en acceptez sur le total) : il dit à quelle vitesse vous répondez.
• Taux de no-show (combien ne se présentent pas) : pour comprendre le poids des absences.
• Couverts moyens par réservation.
• Délai moyen : avec combien de jours d'avance les clients réservent.
• Provenance : combien depuis le menu public, combien à la main, combien importées.
• Occupation par service et par jour : le pourcentage de remplissage par rapport aux places configurées.

À quoi ça sert en pratique :

• Si le délai moyen est faible, vous pouvez baisser le préavis minimum exigé.
• Si un service est toujours vide, c'est le moment d'une promotion ciblée.
• Si le taux de no-show baisse mois après mois, c'est que le rappel de la veille fonctionne.

Mettez la réservation aussi sur votre site

Vous avez déjà votre site web ? Avec l'add-on Widget de réservation pour site web (9 €/mois, activable à partir de Ristorante), vous y ajoutez la carte de réservation de tables et d'événements de Carteia.

Ça marche ainsi :

• Vous générez un code à coller dans votre site (ou utilisez le plugin WordPress dédié).
• Vous décidez sur quels sites il peut apparaître (la liste des adresses autorisées), le thème (clair, sombre ou automatique) et quelle carte montrer en premier (réservation ou événements).
• Les réservations venues de votre site arrivent dans la même liste que toutes les autres, dans Carteia.

Vous le gérez depuis Tableau de bord → Intégrations → Widget de réservation pour site web. Si vous n'avez pas encore activé l'add-on, vous y trouvez l'aperçu en direct et le bouton pour l'activer.

Fonctions liées

• Réservations — synthèse — les deux niveaux comparés et la liste en détail.
• Demandes de table simples — le niveau de base, sur tous les forfaits.
• Salles et tables — configuration des salles, capacité et créneaux horaires.
• Table Manager — le plan de salle avec attribution automatique.
• CRM clients — le score du client alimenté par les no-show.
• Événements — pour les demandes de groupe structurées.