Склад: остатки, партии и сроки годности

Зачем это вам

Запасы — это деньги, лежащие без движения на полке. Когда вы за ними не следите, случаются две вещи: вы замечаете, что чего-то не хватает, только когда сервис уже начался, либо находите просроченные продукты, которые отправляются в мусор. И то, и другое стоит денег.

Склад даёт вам картину в реальном времени: сколько у вас каждого товара, какие партии истекают первыми, сколько вы списываете и у кого пополнять запасы. Это не отдельная учётная система, которую нужно осваивать: она опирается на ингредиенты, которые уже есть у вас в Себестоимости, поэтому вы стартуете с того, что уже построили.

Найдёте его в разделе Склад в меню слева; он организован в шесть представлений на вкладках.

carteia.app

Доступность и доступ

Модуль доступен с тарифа Ristorante и является расширением Себестоимости. Он включается без дополнительной платы: ни одна операция Склада не расходует кредиты, экспорт в том числе.

Что касается команды, Склад требует роли Менеджер заведения или Direttore: Staff и Editor его не видят. У владельца аккаунта доступ есть всегда. Это то же право manage_inventory, что описано в руководстве Сотрудники и команда.

Как это работает, за две минуты

Модель партионная — та же, что вы используете в реальности:

1. Когда приходит товар, вы делаете приёмку: создаётся одна или несколько партий, каждая со своим количеством, поставщиком и сроком годности.
2. Остаток товара — это сумма того, что осталось в его партиях. Вы его не вводите: он считается сам.
3. Когда вы расходуете, выбрасываете или фиксируете истёкший продукт, вы делаете движение: остаток партии уменьшается, и складской остаток обновляется мгновенно.

Отсюда рождаются уведомления: запас ниже заданного вами порога, истекающие партии, уже просроченные продукты, всё ещё лежащие на складе.

1. Остатки — сколько у вас сейчас

Первое представление — список товаров, которые вы поставили на учёт. Для каждого вы видите текущий остаток, порог пополнения, статус и ближайший срок годности.

Статус — это мгновенный светофор:

• OK (зелёный) — выше порога.
• Ниже порога (жёлтый) — остаток опустился ниже заданной вами точки пополнения.
• Закончился (красный) — остаток на нуле или ниже.

carteia.app

Чтобы поставить товар на учёт, выберите его из списка ваших ингредиентов Себестоимости и нажмите Добавить. Затем через Управлять задайте:

• Порог пополнения — ниже этого значения срабатывает уведомление о низком запасе.
• Единица учёта — единица, в которой вы считаете остаток (если она отличается от закупочной).
• Индивидуальное предупреждение о сроке — за сколько дней предупреждать для этого конкретного товара, если вам нужно значение, отличное от общего.

Та же панель позволяет убрать товар со склада: он перестаёт отслеживаться, но остаётся в Себестоимости.

2. Приёмка — когда приходит товар

Представление Приёмка — это место, где вы фиксируете поставку. В одной операции:

1. 1

   Выберите тип документа (ТТН, счёт-фактура или другое) и, при желании, приложите файл накладной с данными поставщика и итоговой суммой.

2. 2

   Добавьте строку на каждую полученную партию: товар, количество, единица, цена за единицу, дата срока годности и код партии.

3. 3

   Подтверждаете: Carteia создаёт партии, регистрирует документ и записывает движения приёмки.

С этого момента партии появляются в представлении Сроки, а остаток товаров растёт. Приложенный документ остаётся в архиве в представлении Документы.

carteia.app

3. Партии и сроки — товар, упорядоченный по срочности

Здесь вы видите все активные партии (те, у которых есть остаток); их можно сортировать и фильтровать по товару, поставщику и интервалу срока годности. Колонка срока подсвечивает жёлтым партии, истекающие в ближайшее время, и красным — уже просроченные, с указанием оставшихся дней.

По каждой партии вы фиксируете движение одним кликом:

• Расход — количество, использованное на кухне или у стойки (движение out).
• Списание — выброшенное количество (бой, ошибка, усушка).
• Истёкший — количество, утилизированное из-за выхода за дату.

Во всех случаях вы указываете количество и, при желании, причину. Остаток партии сразу уменьшается; когда он доходит до нуля, партия исчезает из списка.

carteia.app

4. Документы — накладные и счета в одном месте

Каждый документ, приложенный к приёмке, попадает в представление Документы: тип, номер, дата, поставщик и итог. Это ваш архив ТТН и закупочных счетов, удобный для проверок и прослеживаемости. Файлы приватны: их видит только тот, у кого есть доступ к Складу заведения.

5. Настройки — как и когда мы вас уведомляем

В представлении Настройки вы определяете поведение уведомлений:

• Включить/выключить модуль уведомлений.
• Дни предупреждения о сроке — за сколько дней сигнализировать об истекающей партии (по умолчанию 3).
• Уведомление о низком запасе — включает сигнал, когда товар опускается ниже порога.
• Каналы — в панели, по email или оба.
• Дополнительные получатели — до десяти email помимо адреса владельца (например, ответственный за закупки).

carteia.app

6. Аналитика — где вы теряете и где тратите

Последнее представление подводит итог по состоянию склада четырьмя цифрами и двумя рейтингами:

• Стоимость запаса — сколько в евро стоит имеющийся товар (сумма остатков × стоимость партии).
• Истекают — сколько партий попадает в окно предупреждения.
• Просрочены — партии за датой, у которых ещё есть остаток.
• Стоимость списаний — сколько вам обошлись списание и истёкший продукт.

Ниже — самые расходуемые товары (последние 90 дней) и поставщики по расходам, чтобы понять, на чём сосредоточить заказы и переговоры.

carteia.app

Автоматические уведомления

Автоматическая проверка запускается каждый день и формирует три типа уведомлений:

• Приближается срок — партия входит в окно предупреждения.
• Просроченный продукт — у партии вышла дата, но остаток ещё есть: вам предлагается зафиксировать утилизацию.
• Ниже порога — отслеживаемый товар опустился ниже точки пополнения.

Каждое уведомление вы получаете только один раз (никакого спама: уже отправленные события не повторяются) на выбранных вами каналах. Email приходит владельцу и возможным дополнительным получателям.

Экспорт — данные, когда они вам нужны

Из нижней панели вы экспортируете любое представление в CSV, Excel или PDF, с фильтром по дате:

Набор данных	Что содержит
Движения	Все приёмки, расходы, списания и истёкшие продукты
Остатки	Отслеживаемые товары, остаток и порог
Партии и сроки	Партии с остатком, сроком и поставщиком
Документы	ТТН и счета с номером, датой и итогом
Списания	Только списание и истёкший продукт, для расчёта потерь

Важно знать

• Остаток обновляется только из движений: поля «количество» для ручной правки не существует. Для корректировки сделайте движение.
• Склад оценивает запас и списания только если вы указываете стоимость партий. Без стоимости вы видите количества, но не евро.
• Товары и партии остаются привязанными к конкретному заведению: в мультизаведенческом аккаунте у каждой точки свой отдельный склад.

Дальнейшие шаги

• Себестоимость: рецепты и маржа — справочник ингредиентов, с которого стартует Склад
• Сотрудники и команда — кто может зайти в Склад и с какой ролью
• Тарифы и кредиты — что включает тариф Ristorante