Частные мероприятия

Почему это выгодно

Запросы на праздники, торжества и корпоративные ужины — среди самых высоких и надёжных доходов заведения: стол на 40 человек стоит как целый вечер. Беда в том, что они приходят по телефону, в WhatsApp, на почту, на клочках бумаги — и часть теряется по дороге.

С Carteia каждый запрос становится карточкой, которую вы ведёте как настоящую сделку — от первого контакта до «да, бронирую». Вы видите с одного взгляда, кому ещё перезвонить, кому уже отправили смету, кто подтвердил. Никаких клиентов, забытых в ящике стола.

carteia.app

Кому это нужно, конкретный пример

Вам звонит дама: хочет отметить 50-летие мужа, в субботу через три недели, человек тридцать. Прямо во время разговора вы открываете Мероприятия, заводите запрос, отмечаете имя, дату и число гостей. Карточка появляется в статусе Новый.

На следующий день вы готовите предложение по меню и цене, отправляете смету в PDF по почте или в WhatsApp в два клика, и карточка сама переходит в Смета отправлена. Ставите напоминание через три дня. Она подтверждает — вы переводите статус в Выиграно. Всё в одном месте, без стикеров.

С какого тарифа доступно

Доска мероприятий, сделка и смета — Bistro

С тарифа Bistro у вас полная доска: заводите запросы вручную, ведёте их по статусам, создаёте и отправляете сметы.

Онлайн-форма запроса на вашей публичной странице — Insegna

С тарифа Insegna можно включить раздел «Организуйте мероприятие» на вашей странице: клиенты заполняют форму, и запросы сами приходят на доску. Включается в настройках (см. ниже).

Шесть этапов сделки

Каждая карточка находится в одном из этих этапов. Вы меняете их сами, когда хотите, в блоке «Обновить статус» внутри карточки:

Новый

Только что пришедший запрос, его нужно взять. Выделен, потому что это приоритет.

На связи

Вы уже общались с клиентом хотя бы раз.

Смета отправлена

Вы отправили предложение. Статус переходит сюда сам, когда вы отправляете смету по почте или в WhatsApp.

Переговоры

Вы уточняете детали, меню или цену.

Выиграно

Мероприятие подтверждено. Шампанское.

Проиграно

Не сложилось. Всё равно сохраните: это показывает, сколько вы закрываете и сколько теряете.

Сверху доски есть фильтр по каждому этапу с числом карточек — так вы всегда знаете, сколько запросов «в работе».

Внутри карточки: что можно сделать

Открыв запрос, вы попадаете в рабочее пространство мероприятия. Отсюда:

• Создаёте и отправляете смету в блочном редакторе (меню, услуги, условия, итог). Подробно по шагам — в руководстве Сметы мероприятий.
• Обновляете статус сделки, пишете оценочную стоимость мероприятия (полезно, чтобы видеть масштаб вашего направления мероприятий), ставите напоминание о звонке и внутреннюю заметку, видимую только вашей команде.
• Ведёте переписку: каждое письмо и WhatsApp, что вы отправляете, фиксируется в журнале карточки, и можно добавлять заметки вручную.

Включение формы запроса на вашей публичной странице

Настройки мероприятий находятся рядом с настройками бронирования. К ним ведёт ссылка Настройка мероприятий сверху доски или путь Бронирования → Настройки.

1. 1

   Откройте Бронирования → Настройки (или используйте ссылку Настройка мероприятий с доски).

2. 2

   На первом шаге, Мероприятия и правила, включите переключатель Мероприятия и сметы. Он активируется с тарифа Insegna.

3. 3

   Задайте правила: минимальное и максимальное число гостей, минимальный срок в днях (чтобы у вас не просили мероприятие на завтра) и при желании сделайте бюджет обязательным в форме.

4. 4

   На втором шаге, Смета, выберите исходный шаблон вашей сметы (см. ниже) и напишите публичную заметку, которую клиент читает перед отправкой запроса (например, «Для групп свыше 20 гостей с вами свяжется наш администратор зала»).

5. 5

   Сохраните. С этого момента на вашей странице появляется раздел «Организуйте мероприятие», и запросы сами приходят на доску.

Четыре исходных шаблона сметы

При настройке мероприятий вы выбираете, с какого шаблона начинается ваша смета. Это лишь отправная точка: дальше вы всё настраиваете.

Шаблон	Для кого
Классический	Чёткое предложение с меню, услугами и итогом. Подходит для большинства мероприятий.
Торжество	Более официальный тон для причастий, крестин и приёмов.
Корпоративный	Для компаний, командных ужинов и представительских мероприятий.
Премиум	Предложение высокой ценности с индивидуальным опытом, сочетаниями и отдельным сервисом.

Что заполняет клиент

Заполняя «Организуйте мероприятие», клиент выбирает тип повода (день рождения, выпускной, корпоративный ужин, крестины, причастие, торжество, другое) и оставляет: имя и контакты, желаемую дату, число гостей, ориентировочный бюджет (если вы сделали его обязательным), меню или идеи и сообщение. Также он должен принять уведомление о конфиденциальности. Всё это попадает в карточку, готовое для вашего предложения.

Мероприятия и столы

Если у вас тариф Ristorante или выше с активным Управлением залом, внутри запроса на мероприятие можно попросить Carteia подобрать столы под число гостей и закрепить их. Это описано в руководстве Управление залом.

Хорошая практика

Следующие шаги

• Сметы мероприятий — как создать и отправить смету в PDF.
• Маркетинг и кампании — заполняйте мероприятия письмами и автоматизациями.
• CRM клиентов — контакты из запросов на мероприятия пополняют вашу адресную книгу.
• Управление залом — назначайте столы на мероприятие.